מנהלים רבים מודעים לחשיבות של מתן משוב לעובדים, אך עדיין אני נתקלת בלא מעט מקרים בהם הם בוחרים לוותר על הכנת משוב מסודרת ומקיפה ולפעמים אף נותנים משוב רק במקרים שאינם שבעי רצון מתרומת העובד.
הם משתפים אותי שזה נובע מעומס בעבודה השוטפת כך שהמשימות הדחופות מובילות גוזלות ל את רוב זמנם והמשוב נדחק לפינה.
ולפעמים הסיבה היא שהם לא קיבלו כלים לנהל שיחת משוב.
חשוב לדעת שמשוב מעמיק שניתן בצורה אפקטיבית תורם לתחושת השייכות של העובדים לארגון ולתחושת הביטחון שלהם ומעלה את המוטיבציה שלהם לתרום להצלחת הארגון.
העובדים מבינים מה מצופה מהם ומקבלים פידבק על תרומתם לארגון ועל הטעון שיפור – מה שתורם ליעילות שלהם.
מנהלת או מנהל שמגיעים מוכנים לשיחת משוב מצליחים לשקף לעובד תמונת מצב אמינה ויכולים לשפר את ביצועי העובדים.
איך מתכוננים לשיחת משוב אפקטיבית:
- איסוף נתונים אודות העובד/ת – להכין דוגמאות מהיומיום, להיות ספציפיים ולא לדבר רק באופן כללי.
למשל: לא לומר למנהלת במוקד הטלפוני: "את חושבת בצורה יצירתית"
אלא: "את חושבת בצורה יצירתית וראינו את זה בחודש שעבר, כשהצעת הייעול שלך, שפרה את ביצועי המוקד משמעותית"
עובדים שמקבלים פידבק כללי, אך אינם מבינים בדיוק על מה מדובר, יחושו תסכול או יחשבו שהפידבק הוא כדי לצאת ידי חובה, ולכן חשוב לתת דוגמאות גם לשיפור וגם לשימור.
- הכינו את העובדים לקראת השיחה – עדכנו וקבעו פגישה מבעוד מועד.
- נטרלו הסחות דעת וצרו אוירה נעימה ומכבדת – השתיקו את הטלפון, שבו בחדר שקט ללא הפרעות והשתדלו להיות בהקשבה לעובד כנה או לעובדת.
- במקרה של משוב שלילי – אשתמש ברשותכם בקלישאה, כשמדובר במשוב שלילי, תנו משוב על מעשה ולא על העושה. לגופו של עניין ולא לגופו של האדם. אל תאמרו: "אתה לא מקצועי/ אחראי/ יוזם" – אלא: "אשמח אם תיזום יותר. תבהירו למה כן אתם מצפים, אל תתנו פידבק על האדם, כי לא ניתנת לו אחרת הזדמנות אמיתית לייצר שינוי.
- השאירו זמן להקשיב לעובד או לעובדת, תתכוננו לכך שתהיה תגובה למשוב שלכם ותשאלו מה הם חושבים על התפקוד שלהם, מה היו רוצים לשפר והאם יש משהו שמפריע או מציק להם.
מומלץ לקחת בחשבון גם תגובות כגון – הכחשה כדרך להתמודד עם הפידבק או העברת האחריות לגורם אחר והתגוננות.
- סיכום וקביעת שיחה נוספת לשם בקרה – מאחר ומטרת המשוב היא למידה, חשוב לתאם שיחה נוספת לאחר תקופה כדי לבחון את ההתקדמות, כמו כן לשלוח לעובד/ת סיכום של המשוב.
והכי חשוב – שיחת משוב הינה הזדמנות לחיזוק הקשר ולכן מאוד חשוב לייצר אווירה נעימה, מכילה ותומכת שמעודדת למידה, לעודד את העובדים לשתף מה הם חושבים, מציעים וממליצים.
בהצלחה!
יעל